5月4日上午，由信息管理处牵头组织我校部分学院领导就院系平台的信息化建设相关事宜做了商讨。教心学院党委书记王希普，物理学院党委书记郑爱华，信息学院院长董吉文，机械学院院长曹树坤，自动化学院院长崔焕勇，外语学院副院长宋庆伟、材料学院办公室主任杨进林、文学院辅导员李清蝉，信息管理处处长孙润元，网络信息中心主任曲守宁，及信息管理处信息化建设相关人员，东软集团驻我校项目经理及院系平台相关技术人员参加了会议。
首先，东软技术人员杨高从学院数据服务平台架构，功能分解，数据管理等几个方面介绍了东软目前的院系平台的情况以及部署方式。各个学院领导共同探讨了院系平台对于各自学院的帮助程度，表达了院系平台可以解决院系的科研记录，工作量等相关数据每年填报，但却在留存度和准确度方面诟病过多的问题。
教心学院党委王希普书记表达了学院目前对于院系平台信息化建设的需求，也给院系平台的建设工作提出了意见和建议。物理学院党委书记郑爱华提出信息化的建设要考虑校史或者院史的建设需求，利用信息化手段对校史和院史的编撰和记录留存提供技术保障。董吉文院长对需求调研的方式给出了积极建议，董院长提出做需求调研时，学院应协调各部门例如学办，教管办，研究生秘书，科研秘书等相关人员在同一时间聚在一起相互配合，共同协助需求调研，提高调研效率。曹树坤院长提出实验信息的采集与考勤以及教师会议考勤能否结合前端硬件进行、研究生科研成果信息的收集方式，学业预警能否在平台上体现等问题。崔焕勇院长表达了学院对于院系平台需求的迫切性，并提出应该推出相应手机版，满足移动客户端的需求。并对推广院系平台的方式提出了宝贵意见和建议。材料学院办公室主任杨进林、文学院辅导员李清蝉提出了助学贷款，毕业生离校问题，实验室预约系统的信息化问题以及数据的源头与流向等相关问题。
各方就信息化建设中院系平台建设的方式方法、需求、推广等方面展开了讨论，各位学院领导亦提出了在院系信息化建设方面的相关问题和宝贵意见，信息处领导对于各学院领导提出的意见和建议做了进一步探讨并就相关问题做了解答，信息管理处希望初步找出2-3个学院（文科学院和理科学院都涉及）做试点，各学院表示愿意参与。与会的各方分别就目前的合作意向和下一步合作的方式与具体内容进行了充分的研讨与交流。
