5月18日上午，由信息管理处牵头组织我校相关部门就离校系统上线试运行前的相关事宜做了商讨。信息管理处领导和相关人员，学工处，安全管理处，研究生院，后勤保障处，团委，图书馆，东软集团驻我校项目经理及相关开发人员参加了会议。
我校毕业生离校系统是数字化校园的重要组成部分，涉及毕业生离校的各个环节，是面向学校各部门各单位、全体毕业生的综合管理信息系统。离校系统基于先进的网络技术和数据共享理念，在参与毕业生离校的各相关部门之间实现数据的高度共享和流动，并在此过程中明确各部门的责任和业务管理范围，进一步推动数字化校园的建设和应用。
经过4月份的需求调研、系统部署等相关工作后，离校系统进入上线前的准备阶段。此次会议与会各方主要就离校系统上线前的数据提供，各环节的必办属性，学院操作权限，系统测试等相关问题做了商讨。
会议首先由东软离校系统技术人员薛昕阳就目前针对我校部署的清还图书，贷款业务确认，清退宿舍，户口迁移，清缴费用，档案整理等相关模块的业务流程和功能做了介绍和演示，与会各方就此讨论并商定了如下问题：
一、离校系统需要各个相关部门按时间截点及时提供离校相关数据，会议商讨了各项数据提供的时间截点，关于数据提供工作由东软提供相关数据模板，各部门按照模板提供各项数据。
二、会议讨论了各个模块的必办或非必办的属性，最终确认除档案整理外，其他模块（清还图书，贷款业务确认，清退宿舍，户口迁移，清缴费用）都为领取证书前的必办环节。
三、会议各方对研究生数据的字段做了商讨，研究生数据需要有学号，姓名，专业名称，专业代码，层次（学生类型），学习形式，学院等。
四、清退宿舍时间为离校前2天，清缴费用的时间以及财务数据的问题需要和财务处相关老师进行进一步沟通。
五、由于图书停止借阅和校园卡冻结时间不一致，所以图书停止借阅的操作由图书馆在汇文系统中单独进行。
六、领取证书以学院为单位进行，因涉及多个老师共同参与发证工作，所以技术上要实现多个账号登录共同发证。
七、领取证书前需要实现问题学生名单的导出，并且实现可按班级导出，使得学院可以以班级为单位进行通知。
与会各方还商讨了离校系统相关的其他细节问题以及下一步测试的问题，初步商定下周各部门提供部分测试用数据，由东软导入测试数据，进行离校系统的测试工作。会议中商讨的相关问题会后立即推进并实施。各部门分别就目前离校系统的功能，所需数据格式以及下一步需要对接的内容进行了充分的研讨与交流。
毕业生离校系统涉及全校众多部门和单位，需要各个相关部门的紧密配合才可以顺利的部署和实施，也只有各个部门的通力协作才能为离校系统未来的良性应用打下良好的基础。在此，信息管理处感谢各部门各单位在毕业生离校工作数字化进程中给予的高度配合与协作，感谢大家在我校数字化建设道路上给予的支持和理解！
