各部门、各学院、各校园网用户：
带有学校域名标识（@ujn.edu.cn）的电子邮箱账号是济南大学官方身份象征之一，为方便广大师生校内外沟通与联系，学校为每位师生提供了一个免费电子邮箱账号，同时为各部门各学院也提供了相应的单位公共电子邮箱账号。但在近期网络安全巡查中发现，有个别单位和个人使用邮箱对外进行公务活动时，公布的是互联网服务商邮箱账号（如*@163.com、*@126.com、*@qq.com等），未采用学校官方邮箱。为进一步规范学校电子邮箱管理，树立全校统一的对外形象，现对于电子邮箱的使用作出如下规定：
一、严格遵守学校电子邮箱适用范围。学校各单位在所辖网站及信息系统平台上发布信息或留下邮箱联系方式时必须使用学校电子邮箱；学校师生在进行公务沟通、学术交流等活动时，须使用学校电子邮箱；特别强调各单位及教师在处理公务活动时不得使用其他互联网邮箱，坚决防止敏感信息泄露。
二、认真落实网络安全主体责任。按照“谁主管谁负责、谁使用谁负责”的原则，各单位要认真落实网络安全主体责任，加强对工作人员的教育培训，规范学校电子邮箱使用管理。要明确专人负责本单位工作公共邮箱申请备案、管理维护工作，定期更换密码、定期检查监测登录日志，确保不发生失密泄密事件。
三、高度重视邮箱网络安全隐患。各单位及个人应严格遵守国家互联网传播相关规定，严禁通过工作邮箱明文发送、存储、处理、转发涉及师生个人隐私信息或敏感信息（特殊需要时须对文件进行加密处理后再行发收）,对重要邮件及时下载备份，对可删除的邮件及时定期清理。如发生邮箱安全事件，应及时报告并做好应急处置措施。
四、切实加强电子邮箱安全防护。各单位及师生要高度重视学校电子邮箱的防护工作，提高安全使用意识和技能。例如：邮箱登录密码须采用高复杂度口令（大小写字母+数字+特殊字符组合），严禁使用弱口令（如123456、abcdef等）；邮箱登录密码需定期更换，防止不经意流传导致邮件信息泄露；定期清理邮箱信件，避免工作信息长时间保留在邮箱；邮箱登录使用的电脑要做好安全防护，定期杀毒，防范互联网入侵及病毒。
五、定期开展电子邮箱隐患排查。信息管理处负责学校电子邮箱系统建设与安全运行，并定期开展邮箱安全隐患排查整治工作。各单位至少每学期对本单位和所有人员使用的工作邮箱进行一次安全自查及整改，重点排查是否使用电子邮箱处理涉及师生个人隐私信息或敏感信息、是否存在邮箱使用安全隐患、是否发生邮箱泄露及盗用事件等问题。
各单位及师生如遇学校电子邮箱申请审批、使用管理、邮箱安全等问题，请及时与信息管理处联系咨询。
联系人：王老师 梁老师
联系电话：89736607-2（工作日）
智慧济大交流群QQ群号：280331894
信息管理处 教育技术与网络信息中心
2022年4月28日
